„Słowniki”

Stanowią je okna, w których nanosimy dane w bazach pomocniczych, dzięki czemu użytkownik uzyskuje „podpowiedzi” w trakcie korzystania z programu

Wybieramy z menu Administracja lub z paska narzędziowego poprzez ikonę. Kliknięcie jej spowoduje ukazanie się okna ze stosownymi słownikami do wyboru:

1. Firmy ubezpieczeniowe

Prowadzona jest tu ewidencja firm i Towarzystw Ubezpieczeniowych, które są obsługiwane poprzez Agenta (Agencję).

Przycisk „minus” usuwa bieżącą pozycję, „Popraw” modyfikuje wprowadzone dane. Dodawanie firmy uzyskuje się za pośrednictwem autora, gdyż kody poszczególnych firm są bardzo istotne dla prawidłowego działania programu.

2. Rodzaje ubezpieczeń

Bardzo ważny słownik, w którym podaje się kod oraz nazwę rodzaju ubezpieczenia. Należy pamiętać, że dla ubezpieczeń komunikacyjnych pierwsze dwa znaki kodu muszą być równe 10 lub 20 (związane jest to z ukazywaniem się maski danych o pojeździe podczas wpisywania polisy), natomiast pozostałe ubezpieczenia majątkowe mogą mieć początek kodu dowolny (kod 6 znaków.

Zasada nanoszenia danych jest podobna jak w słowniku poprzednim (plus –dodaj rekord, minus – usuń, P – popraw). Podczas zakładania nowego rodzaju w tabeli prowizji tworzy się kolumna odpowiadająca symbolowi wprowadzonego rodzaju np. P_10KC

Baza Agentów

Słownik, umożliwiający założenie tabeli agentów (podagentów).

Należy pamiętać, że agent główny (właściciel Agencji) musi mieć symbol 00.

Prowizja

Niniejszy słownik ułatwia wprowadzanie danych, gdyż wartości prowizji wpisane w nim ukazują się w oknie wprowadzania polisy.

Możemy tu wybrać firmę, agenta oraz rodzaj ubezpieczenia. W ostatniej kolumnie tabeli (% prowizji nanosimy wartość prowizji.

Uwaga: Tabela jest automatycznie uzupełniana przy dodawaniu nowego agenta, firmy, lub rodzaju ubezpieczenia oraz aktualizowana przy usuwaniu w/w wartości.

3. Zniżki/Zwyżki

Jest to słownik ułatwiający późniejsze wprowadzanie polisy, gdyż pozycje w nim zawarte pojawiają się tam.

Przy dodawaniu nowej pozycji wybiera się z listy firmę, a następnie rodzaj ubezpieczenia i kolejno nazwę, kod oraz standardowy procent.

4. Marki i typy pojazdów

Można dodać odpowiednią markę pojazdu (+), usunąć (-) oraz przypisać do niej typy pojazdów.

5. Kredyty – tworzymy tu słowniki banków, rodzajów kredytu oraz źródeł dochodów

„Reindeksacja baz”

Jest to czynność techniczna, którą należy używać w razie awarii tabel. Dzięki niej zostają odtworzone indeksy dla poszczególnych tabel.

W przypadku uruchomienia tej opcji pojawi się komunikat informujący użytkownika, iż operacja ta wymaga otwarcia baz w trybie wyłącznym, dlatego wymagane jest przeprowadzenie jej tylko na jednym stanowisku z otwartym programem w sieci.

„Użytkownicy i hasła”

Wybieramy z menu Administracja lub poprzez klawisze skrótu CTRL+H, lub poprzez kliknięcie ikony na pasku narzędziowym .Otwiera się wówczas okno pokazane poniżej:

Zalogowany użytkownik, posiadający uprawnienia administratora będzie miał aktywne przyciski umożliwiające dodawanie (Dodaj) lub usuwanie (Usuń) poszczególnych użytkowników. Podczas dodawania nowego operatora programu należy podać jego nazwę, hasło (również powtórzyć), a następnie można mu nadać uprawnienia klikając w odpowiednie checki (okienka) przypisane poszczególnym opcjom programu.

Użytkownicy nie posiadający uprawnień administratora mogą tylko dokonać zmiany hasła.

„Zaloguj jako inny użytkownik”

Opcja służy do zmiany użytkownika systemu. Poprzez nią można zalogować się na innego użytkownika.

„UstawieniA/ konfiguracja”

Opcja służy do ustawienia podstawowych parametrów działania programu. Wybrane tu opcje mają wpływ na działanie systemu. Można ją wywołać z ADMINISTRACJI lub poprzez ikonę na pasku narzędziowym:

Okno składa się z dwóch zakładek:

1. Konfiguracja dla wszystkich użytkowników(dostęp tylko administrator)

Widoczne tu są dane użytkownika wpisane podczas rejestracji programu oraz ustawienia obowiązujące wszystkich użytkowników.

Warto to wspomnieć o Korelacji z magazynem druków – zalecane włączona – wówczas program podczas wpisywania polis sprawdza czy taka pozycja znajduje się w magazynie druków(jeśli nie pojawiają się stosowne komunikaty). Brak korelacji z magazynem powoduje, że można wpisywać polisy i nie będą one sprawdzane w magazynie druków.

Przycisk Wysyłanie powiadomień za pomocą SMS – ustawienia wywołuje okno konfiguracji powiadomień za pomocą wiadomości SMS.

Jak widać z powyższego zrzutu ekranu wprowadzamy tu login oraz hasło do serwera SMS (otrzymują Państwo po wykupieniu pakietu) oraz treści wiadomości wysyłanych SMS-ów dla powiadomień o wznowieniach oraz opłacie składki ratalnej. Wstawiane pola z bazy będą automatycznie podstawiały wartości dla poszczególnych rekordów wysyłanych Sms-ów.

Przycisk Raport z wysłanych SMS-ów łączy ze stroną internetową www.serwersms.pl gdzie po zalogowaniu możemy zobaczyć dokładny raport z wysyłanych SMS. Wiadomość SMS pozwala na wysłanie pojedynczego SMS-a na dowolny numer.

Uwaga: SMS-y wysyłane są do wszystkich operatorów sieci komórkowych.

2. Ustawienia indywidualne - można je skonfigurować na każdym stanowisku z osobna.

Jak widać na powyższym zrzucie ekranu w oknie tym ustawiamy sposób generowania raportów dotyczących powiadomień klientów odnośnie wznowienia polisy oraz opłaty składki ratalnej. Użytkownik ma tutaj dwie możliwości :

1. Raporty systemowe – opcja ta pozwala na wygenerowanie raportów z tekstem standardowym, zapisanym w kodach programu.

2. Na zasadzie korespondencji seryjnej MS Word (polecane) – wybierając tę opcję użytkownik musi podać nazwy zbiorów (dokumentów .doc MS Word), przygotowanych wcześniej oddzielnie dla ubezpieczeń komunikacyjnych oraz pozostałych ubezpieczeń.

Wybranie tej opcji spowoduje, że w trakcie generowania powiadomień do klientów program automatycznie otworzy formatkę, w której zaproponuje otworzenie wstawionego tu pliku lub nowego, który będzie działał na zasadzie korespondencji seryjnej. Do tekstu należy wstawić odpowiednie pola z bazy danych programu ATLAS i mamy gotową korespondencję do klientów.

Na ile dni przed powiadamiać o wznowieniach lub opłacie składki ratalnej – użytkownik ustala ilość dni przed końcem ubezpieczenia lub zbliżającym się terminie opłaty składki ratalnej. Zgodnie z ustaloną wartością w tym polu system minitoruje później i powiadamia użytkownika o polisach do wznowienia lub terminie opłaty raty. . (Patrz: Monitorowanie ..).

Wartość pola „Wznowienia generować dla polis o okresie powyżej dni” determinuje pozycje polis, które mają znaleźć się na wykazie(powiadomieniach) do wznowień okresie ubezpieczenia większym(równym) wartości umieszczonej w tym polu (np. jeśli wartość pola wynosi 300 – to na wykazie znajdą się polisy o okresie >=300 dni trwania umowy).

Podpowiedź druków jeśli ustawiona na tak, sprawia, że podczas wpisywania nr i serii polisy w oknie jej wprowadzania pojawi się formatka umożliwiająca przeglądanie takich polis i wybór żądanej.

Przycisk „Pozostałe ustawienia dla użytkownika” wywołuje okno, w którym należy podać konkretne ustawienia do pracy na danym stanowisku, np. jak liczyć okres ubezpieczenia dla firm (różnie podawany) oraz czy użytkownik życzy sobie wyświetlanie animacji (Merlin) po załogowaniu oraz przy monitorowaniu rat i wznowień, sposób wyszukiwania klientów, wprowadzania polis oraz ich edycji. Określamy tu również „Rodzaj wysyłania wiadomości email” (ważne przy wysyłaniu eksportu danych)

„IMPORT/EXPOrt danych”

Opcja wywoływana z menu Administracja i służy do eksportowania (do jednostki nadrzędnej) oraz importowania (wczytywania) danych pochodzących z eksportu, czyli przesyłania danych od jednego użytkownika programu do drugiego. Składa się ona z 4 podopcji :

1. Konfiguracja Importu/Exportu danych

Oznaczamy rodzaj eksportu wybierając przesyłanie zbioru eksportowego pocztą elektroniczną – należy wówczas wpisać domyślny adres email lub utworzenie zbioru na dyskietkę.

Musimy również podać ścieżkę do programu WinRar.exe (za pomocą niego następuje kompresja zbiorów transferowych).

2. Eksport danych – opcja służy do generowania i wysyłania danych od podagenta(OWCY) do agenta nadrzędnego.

Podajemy zakres dat, za który należy przygotować zbiór eksportowy (wg dat księgowania – rozliczenia), po czym klikamy „Wykonaj”. Program WinRar kompresuje dane, a po zakończeniu pojawia się komunikat informujący o zakończeniu operacji oraz podaje nazwę i ścieżkę wygenerowanego zbioru eksportowego. Program dalej pyta użytkownika „Czy chcesz wysłać transfer teraz ?”. Jeśli odpowiedź jest twierdząca wówczas, gdy w ustawieniach mamy wysyłanie za pomocą emaila, to w zależności od ustawionego sposobu wysyłania poczty zostanie wyświetlone okno służące do wysyłania poczty email z wpisanymi adresem email (domyślny), tematem oraz tekstem wiadomości (podaje za jaki okres eksport) oraz automatycznie dołączony zostanie zbiór eksportowy:

3. Import danych – opcja służy do wczytania zbioru eksportowego na komputerze odbiorcy (najczęściej tam, gdzie znajduje się baza główna).

Po wybraniu odpowiednich opcji i wciśnięciu przycisku „Wczytaj” następuje rozpakowanie zbioru transferowego i czytanie tabel - program sprawdza (polisy, klienci, pojazdy, itp.) czy dane istniejące już w bazach nie dublują się, a jeśli tak, wówczas takie pozycje zostają pominięte w trakcie importu.

4. Raport z importu danych – opcja służy do wydrukowania raportu odzwierciedlającego proces importu danych. Po jej uruchomieniu należy z list rozwijanej wybrać nazwę zbioru importowanego i kliknąć na przycisk „Generuj raport”:

„Tworzenie kopii danych”

Opcja wywoływana z menu Administracja i służy do sporządzania kopii baz danych. Składa się z dwóch podopcji :

1. Kopiowanie danych – po wywołaniu tej podopcji pojawi się okno, w którym należy podać nazwę zbioru zawierającego kopię danych oraz napęd i ścieżke dla kopiowanego zbioru. Kopiowanie przeprowadzane jest poprzez kompresję plików za pomocą specjalnej biblioteki vfpcompression.fll.

Po ukończeniu procesu kopiowania program wyświetli stosowny komunikat.

2. Odtwarzanie kopiowanych danych – po wywołaniu tej podopcji pojawi się okno, w którym należy podać nazwę zbioru zawierającego kopię i wcisnąć OK. Zostanie przeprowadzona dekompresja zbiorów z pliku zawierającego kopię naszych danych.

„Monitorowanie wznowień i opłaty składki ratalnej”

Opcja zostaje automatycznie włączona po zalogowaniu się do systemu (wpisaniu użytkownika i hasła), jeśli w ustawieniach/konfiguracji, w polu „Na ile dni przed powiadamiać o wznowieniach lub opłacie składki. Ratalnej” jest wpisana wartość większa od zera. Jeśli program nie znajdzie pozycji odpowiadających tym założeniu to pojawi się stosowny komunikat (o braku takich polis). Gdy program znajdzie polisy odpowiadające podanemu warunkowi, wówczas automatycznie zostanie wyświetlone okno :

Jak widać okno to składa się z dwóch zakładek. Pierwsza dotyczy polis do wznowienia
w ustalonym terminie. Można przeglądać dane wg firmy i rodzaju ubezpieczenia. Można również utworzyć zestawienie (Twórz zestawienie) lub wygenerować Powiadomienia do klientów. Są one identyczne jak w opcji Zestawienia – polisy do wznowień za okres, lecz dotyczą tylko polis w terminie ustalonym wcześniej przez użytkownika.

Podobnie rzecz się ma z drugą zakładką „Opłata składki ratalnej”:

„Magazyn druków”

Opcja menu podstawowego, zawierająca podopcję do obsługi magazynu druków ścisłego zarachowania:

Operacje w magazynie
Baza typów druków
Zestawienia

„„Operacje w magazynie”

Opcja uruchamiana z menu podstawowego, poprzez klawisze skrótu Ctrl+M, lub ikonę na pasku narzędziowym. Stanowi najważniejszy moduł magazynu druków, gdzie następuje ich wprowadzanie (przyjmowanie na stan, wydawanie agentom, zwroty od agentów), usuwanie, przeglądanie wg różnych kryteriów, wyszukiwanie, itp.

Jak widać z powyższego zrzutu ekranu, u jego dołu znajdują się listy rozwijane, stanowiące kryterium przeglądania danych (można zawęzić przeglądanie do wyboru konkretnej firmy, agenta, typu druku oraz statusu).

Przyciski funkcyjne to :

· Wprowadź – służy do wprowadzania nowych pozycji. Po jego uruchomieniu pojawia się okno:

Wybór Przyjęcie druków na stan magazynu, Wydanie druków na agenta, Zwrot (anulowanie) druków ścisłego zarachowania powoduje wyświetlenie formatki zbudowanej z 3 zakładek: przyjęcie polis na stan, wydanie polis, zwrot od agenta.

Zakładka Przyjęcie polis na stan służy do wprowadzenia druków, które pobrano
w danej firmie ubezpieczeniowej. Podajemy tu typ druku, firmę, serię, polisy od-do oraz datę przyjęcia i klikamy na przycisk doda. Wówczas na liście znajdującej się w dole okna pojawi się wprowadzona pozycja. Możemy dodawać do listy dowolną liczbę przyjmowanych druków, aż do momentu kliknięcia na przycisk „Zapisz”. Program zapyta czy przyjąć podane druki na stan, a po odpowiedzi twierdzącej można wydrukować protokół przyjęcia druków. Nastąpi powrót do głównego okna operacji w magazynie i nowowprowadzone druki otrzymają status (*)- na stanie biura (w kolumnie agent). Takich polis nie można sprzedawać (wprowadzać), gdyż aby było to możliwe należy je wydać agentowi (skorzystać z drugiej zakładki). Przebieg wprowadzania jest podobny jak wyżej, z tym że należy podać dodatkowo Agenta, któremu wydajemy polisy. Po zapisaniu w kolumnie agent pojawi się ID agenta oraz uzupełniona zostanie kolumna „Data wydania”. Te polisy są gotowe już do wprowadzania.

Trzecia zakładka – Zwrot od Agenta służy do anulowania polis, zwrotu do centrali, oznaczenia polis zaginionych, itp.

Wybór Równoczesnego przyjęcia druków i wydanie ich na Agenta umożliwia pominięcie opcji przyjęcia na stan i wydania druków. Za pomocą tego przycisku wywołujemy okno, w którym od razu można dokonać przyjęcia druków do magazynu z jednoczesnym ich wydaniem na Agenta.

Szukaj – służy do szybkiego identyfikowania polisy (druku).Po uruchomieniu pojawia się okno, w którym należy podać firmę oraz serię i numer wyszukiwanej polisy.

· Usuń – służy do usuwania (kasowania) poszczególnych pozycji, z tym że przy usuwaniu polisy o statusie innym niż do sprzedaży pojawia się stosowny komunikat informujący użytkownika co należy zrobić, aby taką pozycję usunąć.

· Usuń grupę – służy do usunięcia całej grupy polis (np. błędnie wprowadzonego bloczka). Polisy o statusach innych niż do sprzedaży są pomijane w trakcie operacji usuwania. Po uruchomieniu tej opcji pojawia się okno, w którym należy podać firmę oraz serię i zakres polis do usunięcia (Od-Do).

Przycisk Pokaż wszystkie służy do odfiltrowania, czyli zniesienia kryteriów przeglądania.

Klikając dwukrotnie na bieżącej pozycji (lub wciskając ENTER) w magazynie druków spowodujemy wywołanie okna służącego do edycji i modyfikacji tej pozycji (można np. w ten sposób anulować polisy wpisując w polu status A)

„Baza typów druków”

Opcja wywoływana z menu Magazyn druków lub ze Słowników stanowi tabelę pomocniczą (podpowiedzi) do wprowadzania druków ścisłego zarachowania w magazynie. Każdemu drukowi musi być przypisany odpowiedni kod (rodzaj druku np. 10- komunikacyjne, itp.).Zasada wprowadzania pozycji jest identyczna, jak w przypadku pozostałych słowników (plus – dodaj, minus – usuń, P – popraw):

„Zestawienia w magazynie”

Opcja uruchamiana z menu podstawowego, poprzez klawisze skrótu Ctrl+Z, lub ikonę na pasku narzędziowym . Stanowi listę raportów, które można wygenerować dla magazynu druków.

„ZestawieniE polis anulowanych”

Raport służący do wygenerowania zestawienia polis anulowanych za dany okres (wg daty anulowania - rozliczenia). Po wywołaniu tego punktu z formatki zestawień należy podać zakres dat (od-do), firmę ubezpieczeniową (lub wszystkie), typ druku (np. 10 komunikacyjne lub wszystkie), agenta (lub wszystkich), po czym kliknąć na przycisk „Generuj zestawienie”:

„Wykaz polis na stanie agenta”

Raport służący do wygenerowania druków znajdujących się na stanie agenta(ów).Jako kryteria raportu należy podać firmę ubezpieczeniową (lub wszystkie), typ druku (np. 10 OC komunikacyjne lub wszystkie), agenta (lub wszystkich), status druku (lub wszystkie. Ważnym kryterium są również 2 opcje:

· Analitycznie – co spowoduje, że na raporcie znajdą się kolejno druki pod sobą

· Syntetycznie – druki będą przedstawione w „paczkach” tzn. w grupach od –do numeru

„Ilościowy stan druków”

· Raport będący swego rodzaju inwentaryzacją, gdzie ilościowo podane są druki ścisłego zarachowania z podziałem na typy druków oraz ilość polis do sprzedaży, sprzedanych, anulowanych, zaginionych, zwróconych. Jako kryteria raportu należy podać firmę ubezpieczeniową (lub wszystkie )i agenta (lub wszystkich).

Po kliknięciu na przycisk „Generuj zestawienie” po chwili na ekranie monitora pojawi się następujący raport:

„protokół przyjęcia/wydania druków za dany okres”

Raport stwarzający możliwość wydrukowania protokołu przyjęcia/wydania druków za podany okres, gdy użytkownik np. zapomniał go wydrukować podczas wprowadzania druków. Należy tu podać zakres dat, firmę, agenta, typ druku.

„inwentaryzacja polis na dany dzień”

Opcja generująca wykaz druków do sprzedaży, będących na stanie agentów na podany dzień.

Istnieje możliwość wygenerowania zestawienia w paczkach (od-do) lub analitycznie (polisa, po polisie)

Po kliknięciu na „Generuj raport pojawi się zestawienie :

KLIENCI.

Opcję wywołuje się z menu „Polisy + klienci” -> „Klienci”, bądź też poprzez ikonę. Jest to jedna z najważniejszych opcji programu. Dokonuje się tu wprowadzenia klientów, ich modyfikacji, usuwania, wyszukiwania czy też wprowadzania nowej polisy, a także operacji na polisach.

W przedstawionym powyżej oknie znajduje się lista klientów wprowadzonych wraz z ich danymi, u dołu widoczne są polisy podświetlonego klienta oraz przyciski funkcyjne.

W polu „Podaj nazwę lub PESEL klienta” wpisujemy jego nazwę (Nazwisko lub nr PESEL), a program automatycznie przeszukuję bazę danych w zależności od ustalonego w ustawieniach/konfiguracji sposobu.

Gdy chcemy wybrać istniejącego już klienta, który istnieje już w bazie (na liście) wystarczy wcisnąć Enter, aby znaleźć się na liście i dokonać wyboru właściwego klienta lub można tego dokonać po prostu poprzez kliknięcie myszką.

Kiedy na liście klientów wystąpi jego brak(pusta lista klientów) wówczas wciśnięcie klawisza ENTER automatycznie wywołuje pojawienie się okna umożliwiającego założenie nowego klienta (patrz: wprowadzanie nowego klienta).

Dwukrotne kilknięcie na pozycję w tabeli klientów spowoduje pokazanie się okna z edycją jego danych i możliwością ich modyfikacji (patrz: modyfikacja klienta)

Przyciski funkcyjne:

· Szukaj - po uruchomieniu pojawi się okno służące do przeszukiwania tabeli klientów wg 2 kryteriów: wg nazwy/nazwiska oraz wg adresu:

Wystarczy wypełnić odpowiednie pole i kliknąć Szukaj, a program momentalnie zlokalizuje szukane pojęcie (jeśli brak pojawi się stosowny komunikat).

· Usuń klienta – służy do usunięcia zbędnych klientów. Operację poprzedza komunikat proszący o jej potwierdzenie, gdyż wraz z klientem usuwane są wszystkie jego dane, włącznie z polisami, pojazdami, itp.

· Nowy klient - służy do wprowadzania nowego klient

· Nowa polisa - wprowadzanie nowej polisy

· Wyszukiwanie polis – umożliwia szybkie zlokalizowanie polis i ich edycję wg następujących kluczy: serii i nr polisy, nr rejestracyjnego lub współwłaściciela/użytkownika oraz innych dokumentów (certyfikat ZK, nr dowodu wpłaty raty, itp.). Można również wznowić podświetloną pozycję oraz przejść do edytora tekstu programu i wygenerować pismo podstawiając dane z poszczególnych pozycji.

· Inne operacje na polisach – opcja pozwalająca na dokonywanie pewnych czynności związanych z przebiegiem ubezpieczenia, jak: opłata raty (patrz: opłata raty), zerwanie umowy, wprowadzenie obcej raty, czy dopłaty do polisy

Opłata raty – opcja służy do zaewidencjonowania pobranej raty do polisy istniejącej w bazie (operację tę można również przeprowadzić w oknie edycji polisy – patrz edycja polisy). Podajemy tu nr i serię szukanej polisy, a po jej odnalezieniu pojawia się okno, gdzie nanosimy dane związane z opłatą raty.

Program podpowiada datę wpłaty oraz kwotę, należy podać agenta pobierającego ratę oraz w przypadku rat opłacanych gotówką nr i serię dowodu wpłaty (jest to druk ścisłego zarachowania i powinien znajdować się w magazynie druków, gdyż program sprawdza ten stan podobnie jak przy wprowadzaniu polisy). W przypadku rat płaconych przelewem pola te są nieaktywne. Data rozliczenia (księgowania) mówi nam do jakiego okresu rozliczeniowego chcemy przypisać opłatę raty. Prowizja zostaje podpowiedziana ze słownika (jak jest tam umieszczona). Gdy agent pobierający ratę jest inny od agenta zawierającego ubezpieczenie to po kliknięciu na przycisk „Zapisz” pojawi się komunikat :

i użytkownik musi zdecydować dla kogo ma być przeznaczona prowizja z takiej raty. Po zapisaniu raty, jeśli inkaso zrówna się z przypisem (ostatnia rata), polisa otrzymuje status „T” – rozliczona.

Wprowadzenie obcej raty – opcja umożliwia wpisanie (przyjęcie) obcej raty, tzn. dla polisy obcej (zawieranej przez innego pośrednika), gdy klienta przyjdzie do nas opłacić kolejną ratę lub raty do polisy nie istniejącej w bazie. Klikając „Dalej” pojawia się formatka:

gdzie wpisujemy nazwę klienta( jeśli jest w naszej bazie zostanie znaleziony automatycznie, jeśli nie należy go dopisać) oraz pozostałe dane związane z opłatą raty i podstawowe dane do polisy.

Zerwanie umowy – opcja służy do zerwania umowy ubezpieczenia i wygaszenia polisy (nadaje jej status Z – ubezpieczenie zerwane), na skutek wypowiedzenia umowy, sprzedaży pojazdu, złomowania, czy też innych przyczyn. Po jej wybraniu pojawia się okno:

Wyszukujemy tu żądaną polisę wg wybranego klucza (nr i serii lub nr rejestracyjnego), zaznaczamy ryzyko i podajemy dane dotyczące rozwiązania umowy.

· Pokaż polisy - jest to opcja wyboru mająca na celu wskazanie jakie polisy użytkownik chce mieć pokazywane przy poszczególnych klientach: wszystkie (polisy aktywne i nieaktywne), aktywne (tylko polisy o aktualnym okresie ubezpieczenia, nieaktywne (polisy o wygasłym okresie ubezpieczenia)

· Edycja polisy….. - po uruchomieniu zostają wyedytowane dane z podświetlonej polisy klienta (Więcej informacji na temat edycji polis w dziale Polisy - Edycja polisy).

· Wznowienie polisy – opcja umożliwia zautomatyzowane wznowienie danej polisy, po jej wybraniu pokazuje się formatka do wprowadzania nowej polisy, lecz większość danych l jest już przepisanych z poprzedniej polisy (dane o pojeździe, współwłaściciele, nowy okres ubezpieczenia, zniżki/zwyżki, itp.), co pozwala na znaczne zaoszczędzenie czasu wprowadzania danych.

· Wypowiedzenie umowy – gdy podświetlimy aktywną polisę OC komunikacyjne lub inne obowiązkowe ubezpieczenie uaktywnia się przycisk „Wypowiedzenie umowy” (patrz: Polisy)

· Odfiltruj – służy do pokazania wszystkich pozycji w bazie.

· Historia ubezpieczeń – przedstawiono tu raport z przebiegu ubezpieczenia klienta

· Duże okno polis – pokazuje polisy danego klienta w powiększonym oknie z możliwością ich edycji, wznawiania, usuwania, itp.

· Zaświadczenie o bezszkodowej jeździe – program zapyta czy drukować zaświadczenie czy też oświadczenie klienta o bezszkodowej jeździe.

„wprowadzanie nowego klienta”

Nowego klienta wprowadzamy na dwa sposoby . Pierwszy (w zależności od sposobu ustawionego w konfiguracji sposobu wyszukiwania klientów), to poprzez wpisanie w oknie Klienci, w polu „Podaj nazwę lub PESEL klienta” ciągu znaków odpowiadających jego nazwie(nazwisku/PESEL, a gdy po przeszukaniu bazy program nie znajdzie takiego ciągu, po naciśnięciu klawisza Enter pojawi się okno do wpisywania danych o kliencie:

W powyższym oknie wypełniamy poszczególne pola, a po kliknięciu na przycisk „Zapisz” – klient zostaje zapisany w bazie danych, a program automatycznie przechodzi o okna umożliwiającego wprowadzenie polisy.

Uwaga: Po wpisaniu kodu pocztowego miejscowość (jeśli znajduje się w tabeli kodów) jest automatycznie podstawiana. Pole PESEL ma wbudowane sprawdzanie poprawności sumy kontrolnej nr PESEL.

Drugim sposobem wprowadzenia nowego klienta jest skorzystanie z przycisku funkcyjnego „Nowy klient”. Sposób ten w zasadzie dotyczy wpisywania klienta o podobnej nazwie (nazwisku). Dalsza procedura jest identyczna.

„Modyfikacja danych klienta”

Dokonujemy tego poprzez dwukrotne kliknięcie na wybraną pozycję z bazy klientów. Wyświetla się wówczas okno (podobne do wprowadzania klientów), gdzie nanosimy poprawki.

„Wprowadzanie nowej polisy”

Dokonujemy tego poprzez wprowadzenie nowego klienta , poprzez ustawienie (podświetlenie żądanego klienta i wciśnięcie Enter lub też poprzez skorzystanie z przycisku „Nowa polisa”. W zależności od ustawienia w konfiguracji sposobu wprowadzania polis: „wg pojedynczych ryzyk” lub „wszystkie ryzyka z polisy od razu”(zalecane), mamy tu 2 różne okna. Przy ustawieniu wg pojedynczych ryzyk okno do wprowadzenia nowej polisy składa się z 6 zakładek i wygląda następująco:

Przy ustawieniach wszystkie ryzyka z polisy od razu (zalecane – od razu wprowadza się wszystkie ryzyka z polisy):

Zakładka Dane z polisy – służy do wpisania w poszczególne pola podstawowych danych z polisy. Kolejno wprowadza się tu agenta zawierającego ubezpieczenie (wybór z rozwijanej listy), firmę ubezpieczeniową, serię i numer polisy. Uwaga! Jeśli
w Ustawieniach/konfiguracja korelacja z magazynem jest ustawiona na „Tak”, to wówczas po wpisaniu serii i numeru polisy program przeszukuję bazę druków i jeśli znajdzie, że podana seria i numer polisy jest na stanie tego agenta i ma status do sprzedaży, wówczas przeskoczy do dalszych pól. W przeciwnym przypadku zostanie wyświetlony stosowny komunikat i program nie zezwoli na dalsze wprowadzanie danych – chyba, że operator zdecyduje iż polisa ma być przepisana automatycznie na innego agenta. Jeżeli w Ustawieniach/konfiguracja „Podpowiedź druków ustawiona jest na „Tak”, wówczas pojawi się lista druków zgodna z wpisywanym ciągiem znaków serii i nr polisy. W polu „Data wystawienia” wstawiamy datę zawarcia ubezpieczenia, w zależności od wartości pola Il.m-cy program nalicza okres ubezpieczenia (uwzględniając tu również wybrane parametry z ustawień). Dalej wypełniamy pole data zainkasowania składki, a następnie datę rozliczenia. Jest ona bardzo ważna, gdyż wszelkie zestawienia, a zwłaszcza wykazy polis opierają się właśnie na tych datach. Jest to inaczej data księgowania, czyli mówi nam o okresie w jakim polisa będzie rozliczana z firmą ubezpieczeniową. Innym sposobem przypisania polisy do okresu rozliczeniowego jest wypełnienie pola „Nr wykazu polis” (np. 1/01/2006). Stanowi to również klucz do generowania zestawień.

Po kliknięciu na przycisk „Podaj ryzyka(rodzaje ubezpieczeń” pokazuje się lista wcześniej wprowadzonych w słowniku ryzyk, której należy wybrać pozycje znajdujące się na wprowadzanej polisie:

Uwaga ! Jeśli to będzie ubezpieczenie komunikacyjne, to wówczas po wpisaniu ilości ryzyk (OC komunikacyjne – suma ub. jest standardowo podpowiadana) lub sumy ubezpieczenia automatycznie program uaktywni zakładkę „Danych o pojeździe", natomiast gdy ubezpieczenie pozakomunikacyjne uaktywni się zakładka „Składniki majątek”. Po wyborze ryzyk uzupełniamy w tabelce wartości w poszczególnych kolumnach i wierszach.

W polu Przypis podajemy jego wartość jak i w polu Inkaso. Uwaga ! Program sprawdza te wartości i w przypadku, gdy Inkaso jest mniejsze od przypisu uaktywni się zakładka z ratami, gdzie należy podać ich ilość, daty do zapłaty oraz wartość. Po wpisaniu pola inkaso jeśli jest założony i wypełniony słownik prowizji, to automatycznie zostanie podebrany jej procent i wyliczona zostanie jej wartość w rozbiciu: wg umowy (jaką główny agent ma z firmą ubezpieczeniową, dla Agenta (jeśli polisę zawarł podagent – kod inny niż 00), dla biura – czyli ile pieniędzy przeznaczone jest z danego ubezpieczenia dla biura (Agencji).

Gdy z listy rodzajów ubezpieczeń wybierzemy pozycję „Rolne obowiązkowe” wówczas pojawi się przycisk „Ubezp.Rolne-dane”. Po jego kliknięciu ukaże się okno służące do wpisania danych dotyczących ubezpieczeń rolnych obowiązkowych:

Klikając na odpowiednie przyciski dodajemy dane o budynkach lub OC Rolników:

Wybór przy danym ryzyku „þ” w tabelce „Zniżki/zwyżki” – otworzy okno do wprowadzenia zniżek/zwyżek zastosowanych przy obliczaniu wartości składki.

Po kliknięciu na przycisk dodaj, jeśli założony jest słownik zniżek/zwyżek dla firmy, której polisę wpisujemy, wówczas pojawią się z prawej strony pozycje dotyczące zniżek/zwyżek, a po dwukrotnym kliknięciu na żądaną pozycje lub wciskając Enter zostaje ona podstawiona do pół służących do dodania zniżki(zwyżki), a kursor ustawi się na proponowanym procencie (patrz ekran wyżej). Wciskając enter zostaje ona dopisana do listy zniżek(zwyżek). Gdy nie ma na liście żądanej pozycji lub słownik jest nie założony, to wpisujemy dane o zniżce w polach nazwa, kod, procent.

Zakładka „Dane o pojeździe” – służy do wprowadzenia danych o pojeździe.

Najpierw wybieramy z listy rodzaj pojazdu, a następnie wypełniamy pole nr rejestracyjny. Program automatycznie przeszukuje tabelę pojazdów i pokazuje wg ciągu znaków, czy pojazdy są już w bazie.Jeśli tak, to należy na liście podpowiedzi kliknąć dwa razy żądaną pozycję lub wcisnąć Enter, aby przejść do tej listy i po podświetleniu żądanej pozycji nacisnąć Enter, a dane pojazdu automatycznie wypełnią odpowiednie pola. Kursor ustawi się na przycisku „Zapisz”, po wciśnięciu którego pojazd zostanie dodany do polisy. Jeśli brak wprowadzanego pojazdu w bazie, wówczas pojawią się odpowiednie pola do wyboru marki i typu pojazdu(z rozwijanej listy – podpowiedzi ze słownika marek i typów pojazdów), a pozostałe należy wypełnić i kliknąć na „Zapisz”. Przycisk „Dodaj pojazd” służy do wprowadzenia następnego pojazdu na polisie (np. floty). Po wciśnięciu przycisku „Koniec” program powróci do pierwszej zakładki i ustawi się w polu Przypis.

Zakładka dokumenty do polisy - wpisujemy tu dodatkowe dokumenty do polisy (będące najczęściej również drukami ścisłego zarachowania), jak: Certyfikat Zielonej Kart, potwierdzenie jej wydania, nr kartonika, itp.

Zakładka „Raty” – służy do wprowadzenia ilości, kwoty raty i dat zapłaty rat przypisanych do polisy. Staje się ona aktywna w przypadku nierówności inkasa z przypisem.

Program sam proponuje rozłożoną wartość kwot oraz daty raty(można zmienić).

Zakładka „Składniki majątek” – służy do wprowadzenia danych o obiektach ubezpieczonych na polisach pozakomunikacyjnych (np. budynki, mienie od ognia, mieszkania, itp.)

Po kliknięciu na kliknięciu „Koniec” program wraca do "Danych z polisy".

3. Zakładka „Współwłaściciele użytkownicy” – służy do wprowadzenia danych o ewentualnych współwłaścicielach lub użytkownikach pojazdu. Wprowadza się tam standardowe dane identyfikujące te osoby.

Po kliknięciu na kliknięciu „Koniec” program wraca do "Danych z polisy".

Chcąc zapisać polisę klikamy na przycisk „Zapisz polisę”

Po zapisaniu polisy pojawia się ona na liście polis zawartych przez klienta.

„POLISY”.

Opcję wywołuje się z menu „Polisy + klienci” -> „Polisy”, bądź też poprzez ikonę

Jest to jedna z najważniejszych opcji programu. Okno po wywołaniu przedstawia bazę polis wprowadzonych, z przypisanymi do nich klientami.

Najważniejsze operacje dokonywane w tej opcji to :

· Wyszukiwanie (przycisk Szukaj) wg zadanego klucza

· Usuwanie polisy

· Usuwanie ryzyka

· Edycja polisy

· Aneksy i rekalkulacja składki

· Sprawozdawczość i analiza

· Usuwanie polisy – podświetlamy polisę przeznaczoną do usunięcia i wciskamy klawisz Delete lub klikamy na przycisk . Wówczas zostanie wyświetlona informacja do potwierdzenia :

Podczas usunięcia polisy następuje wykasowanie wszystkich ryzyk do niej przypisanych np.OC, NW, itp. oraz w magazynie druków otrzymuje ona ponownie status „Do sprzedaży”.

· Usuwanie ryzyka – tym się różni od usuwania polisy, że zostaje usunięte tylko konkretne podświetlone ryzyko (np. samo NW komunikacyjne). Do uruchomienia operacji służy przycisk . Operacja również poprzedzona jest zapytaniem skierowanym do użytkownika:

Po potwierdzeniu zostaje usunięte konkretne ryzyko, a status polisy w magazynie druków nie zmienia się.

§ Zaświadczenie o bezszkodowej jeździe (patrz: Klienci)

§ Istnieje możliwość wydruku wypowiedzenia umowy ubezpieczenia obowiązkowego – poprzez kliknięcie na przycisk „Wydruk wypowiedzenia…” pojawi się formatka:

gdzie po wpisaniu dat i kliknięciu na przycisk „Drukuj” otrzymamy raport (gotowe pismo wypowiedzenia umowy):

a po wyjściu z raportu pojawia się istotny komunikat:

gdy klikniemy na „Tak”, wówczas polisa otrzyma status „Z” – ubezpieczenie zerwane i będzie ona nieaktywna (nie wchodzi na wszelkie wykazy polis, zestawienia polis do wznowienia, itp.)

„Polisy - wyszukiwanie”

Opcja służąca do szybkiej identyfikacji szukanego pojęcia. Po kliknięciu na przycisk „Szukaj” pojawią się kryteria wyszukiwania:

Klikając na odpowiednią opcję wyboru uaktywniamy pole do wpisania szukanego pojęcia.

Za pomocą przycisków na dole ekranu można polisę wyedytować, wznowić lub też poprawić dane klienta, generować pisma do klienta(Edytor Atlas) .

„Edycja polisy”

Służy do przeglądania danych zawartych na polisie oraz modyfikowania ich w razie potrzeby. Modyfikować można pola aktywne, można dopisywać zniżki/zwyżki, współwłaścicieli, itp.

W opcji „Polisy” edycję wywołuje się poprzez naciśnięcie klawisza Enter na aktualnej pozycji lub dwukrotne kliknięcie myszą. W opcji „Klienci” poprzez dwukrotne kliknięcie, naciśnięcie Enter lub korzystając z przycisku „Edycja polisy”.

Na uwagę zasługuje tu zakładka „Danych o pojeździe”, gdzie nie tylko można dopisać pojazd, poprawić jego dane, ale i również można dokonać zmiany nr rejestracyjnego (szczególnie ważne przy ubezpieczaniu pojazdów posiadających próbne nr rejestracyjne). Klikając na przycisk „Zmiana nr rejestr.” Pokazuje nam się okno :

gdzie wpisujemy nowy numer rejestr. I wciskamy Enter. Pojawi się tu zapytanie systemu :

Jeśli odpowiedź jest twierdząca, wówczas nastąpi zamiana numeru rejestracyjnego, a prawym górnym rogu okna będą widoczne informacje :

Zakładka „Raty” pokazuje poszczególne raty przypisane do ryzyka i przebieg ich zapłaty.

Gdy rata nieopłacona to za pomocą przycisku „Opłaty raty dla ryzyka” można dokonać jej opłacenia:

Zakładka „Szkody pokazuje podstawowe informacje o szkodzie do polisy (ryzyka).

Inne dane – zakładka zawiera informacje dotyczące rozliczenia polisy, zwrotu składki, można tu wprowadzić aneksy, zdjęcia do polisy, itp.

Jeśli do polisy była przeprowadzona rekalkulacja składki to z prawej strony tego ekranu będą widoczne dokumenty dotyczące tej operacji.

Na uwagę zasługuje jeszcze grupa przycisków funkcyjnych:

Przycisk z „Zapisz zmiany” zapisuje wprowadzone zmiany, krzyżyk anuluje, a drukarka pozwala na wydrukowanie danych z polisy:

„aneksy i rekalkulacja składki”

Operacja służąca do dopisania aneksów zmieniających dane z polisy lub przepisania polisy komunikacyjnej (OC) na nowego właściciela pojazdu.

Po wywołaniu tej opcji ukaże się okno:

w którym wybieramy rodzaj operacji i podajemy do jakiej polisy ma być ona przeprowadzona. Po kliknięciu na przycisk „Szukaj” program wyszukuje podaną pozycję i po jej znalezieniu klikamy na „DALEJ”

§ Aneksy – służą do zmiany danych na polisach. W pokazanej formatce należy podać czego one mają dotyczyć oraz wpisać (jeśli taki istnieje) dokument związany z przeprowadzeniem operacji.

kliknięcie na „Dalej” spowoduje ukazanie się okna:

gdzie aktywne są tylko zakładki dotyczące żądanych zmian. Po ich dokonaniu akceptujemy je przyciskiem „Zapisz aneks” i po potwierdzeniu operacji aneks do polisy będzie zapisany. Można go przeglądać w Edycji polisy (przycisk „Aneksy do polisy”)

§ Rekalkulacja składki – opcja służąca do przepisania polisy na nowego właściciela pojazdu. Po jej wywołaniu pojawia się okno:

gdzie Nr dokumentu należy wypełnić jeśli takowy jest przypisany do operacji, podać datę wystawienia oraz datę obowiązywania umowy (data końca polisy nie zmienia się). W polu „Podaj nazwę lub PESEL klienta” wyszukujemy klienta w naszej bazie, a jeśli go nie ma to go dopisujemy (przycisk „Nowy klient”). Następnie pojawia się okno podobne do formatki wprowadzania polisy, z tym, że są już dane przepisane z istniejącej polisy (okres ubezpieczenia od daty obowiązywania rekalkulacji):

W zakładce „Dane o pojeździe” można od razu zmienić nr rejestracyjny. Określamy tutaj również zniżki/zwyżki (jeśli takowe istnieją. UWAGA! W polu przypis wpisujemy wartość równą zainkasowanej składki – lecz na wykazie polis w miejscu przypis drukowana jest wartość zero.

Po kliknięciu na „Zapisz rekalkulację” pojawia się pytanie:

Odpowiedź twierdząca powoduje zamknięcie poprzedniej polisy (otrzyma status Z – ubezpieczenie zerwne, przyczyna sprzedaż pojazdu) oraz pojawi się nowa polisa o tym numerze i serii przypisana do nabywcy (status R – rekalkulacja składki).

Po jej wyedytowaniu operacja jest odnotowana w uwagach:

„Szkody”

Program ATLAS Ubezpieczenia zezwala na prowadzenie ewidencji szkód. Gromadzone są tu podstawowe informacje o szkodach do polis. Opcję wywołuje się z paska menu podstawowego „Szkody”.

Jak widać z powyższego zrzutu ekranu możemy tutaj :

· Wprowadzać nowe szkody – należy podać rodzaj ubezpieczenia, serię i numer polisy – Enter.

Po wyszukaniu polisy pojawi się okno służące do naniesienia szkody:

Oznaczając kwadraciki „przepisz” zostają automatycznie wpisane dane klienta. Klikając na „Zapisz” zapisujemy szkodę do polisy.

Klikając dwukrotnie na podświetlonej pozycji w przeglądarce szkód lub wciskając Enter mamy możliwość zmodyfikowania (poprawy) danych o szkodzie.

Przycisk „Szukaj” umożliwia szybką identyfikację pozycji wg poniższych kryteriów:

Ikona przeznaczona jest do usunięcia szkody.

„zestawienia”

Wywołuje się ją z menu głównego „Zestawienia”. Składa się z następujących czterech podopcji :

„Generowanie zestawień”

Jedna z najważniejszych opcji programu. Wywołuje się ją z menu głównego „Zestawienia” – „Generowanie zestawień” lub poprzez ikonę paska narzędziowego . Pozwala na wygenerowanie szeregu raportów, wykazów. W zasadzie tutaj następuje przetwarzanie danych. Składa się ona z następujących punktów:

1. Zestawienie polis sprzedanych za dany okres

2. Zestawienie polis ratalnych

3. Edycja ubezpieczeń zerwanych

4. Rozliczenie miesięczne – WYKAZ POLIS

5. Rozliczenie miesięczne – WYKAZ RAT

6. Wykaz ubezpieczeń do wznowienia

7. Zestawienie prowizji

8. Zestawienie rat nieopłaconych i polis niewznowionych

Wszystkie raporty generowane w tej opcji oparte są na zakresach dat rozliczenia (księgowania) lub nr wykazu (rejestru) w zależności od wyboru odpowiedniej opcji (po kliknięciu na listę z żądanym zestawieniem pokazuje się formatka:

Przycisk Historia raportów pozwala na wywołanie okna Historii Raportów.

Przy wyjściu z podglądu większości zestawień pojawia się pytanie:

Odpowiedź twierdząca spowoduje zapisanie danego raportu do historii.

„Zestawienie polis sprzedanych za dany okres”

Zestawienie służące do wygenerowania szybkiego raportu przedstawiającego podstawowe dane z polis w podanym okresie(lub wg nr rejestru). Podajemy tu zakres dat (nr rejestru) oraz pozostałe kryteria (można wybrać kilka firm na wykaz, kilku agentów oraz kilka rodzajów ubezpieczeń.

Można tu wygenerować zestawienie polis sprzedanych, Raport kasa, Zestawienie zbiorcze, Załącznik nr 5 dla Compensy(elektroniczny wykaz polis), Wykaz pozyskanego inkasa dla UNIQA

Generując zestawienie otrzymujemy następujący raport :

Korzystając z opcji Raport kasa najpierw odpowiadamy na pytanie czy wykazywać przelewy, a następnie otrzymujemy:

Po wybraniu Zestawienia zbiorczego generowany jest raport:

gdzie jak widać na powyższym przykładzie produkcja agenta ujęta jest w przekroju na poszczególne rodzaje ubezpieczeń, ubezpieczeń tym osobno produkcja z polis i zainkasowanych składek ratalnych (w rozbiciu na gotówkę i przelewy) oraz razem.

Inkaso UNIQA dotyczy tylko firmy Uniqa (dla agentów współpracujących tą firmą). Ponieważ wykaz ten można generować w dwojaki sposób, to po wybraniu tej opcji pojawia się zapytanie:

Jeśli klikniemy na „Tak” wygenerowany zostanie raport systemowy:

Gdy wybór padnie na „Nie” wówczas program automatycznie utworzy i uruchomi arkusz Excel, prezentując w nim powyższe dane

„Zestawienie polis ratalnych”

Zestawienie służące do wygenerowania raportu przedstawiającego składki ratalne
z polis przypadające do zapłaty w podanym okresie. Podajemy tu zakres dat oraz pozostałe kryteria. Należy zwrócić uwagę na pola wyboru Analitycznie i syntetycznie. Wybierając opcję analitycznie utworzymy zestawienie, gdzie polisy ratalne będą ukazywały się w układzie ryzyko po ryzyku (np. gdy na polisie komunikacyjnej zawarte było ubezpieczenie OC, AC to wówczas ryzyka te będą pojawiały się osobno wraz z osobnymi kwotami rat do zapłaty odpowiadającymi poszczególnym rodzajom ubezpieczenia). Opcja syntetycznie zbija kwota rat do zapłaty z poszczególnych ryzyk do jednej i w takim przypadku polisa wystąpi w jednej pozycji na wykazie(pokazując jednocześnie w uwagach rozbicie na poszczególne rodzaje).

Można tu wygenerować zestawienie lub Powiadomienia do klientów.

Wybierając zestawienie otrzymujemy raport, na którym szczegółowo widać do jakiej polisy, jaki klient, z jakiej firmy, jaka data zapłaty oraz kwota przypada do zapłaty w podanym okresie. Przykład ilustruje syntetyczny sposób generowania zestawienia:

Wybierając Powiadomienia należy pamiętać o ustawieniach korespondencji seryjnej, gdzie w zależności od wyboru opcji raportów systemowych, bądź na zasadzie korespondencji MS Word, otrzymamy dwa różne sposoby generowania powiadomień:

1. Na zasadzie MS Word

Wybieramy czy powiadomienia dla ubezpieczeń komunikacyjnych, czy dla pozakomunikacyjnych.

Następnie program automatycznie otworzy dokument MS Word jako dokument korespondencji, gdzie można wstawić pola.

2. Raporty systemowe – generowane jest powiadomienie standardowe (zapisane w kodach programu)

W obydwu przypadkach można korzystać z edytora programu Atlas.

Przy powiadomieniach należy wybrać opcję czy korzystamy z korespondencji listownej bądź za pomocą wiadomości SMS.

· Korespondencja listowana – wywołując tę opcję ukaże się okno do generowania pozycji przeznaczonych do korespondencji listownej:

Wybieramy odpowiednie kryterium.

· Korespondencja SMS – po wybraniu tej opcji ukazuje się okno:

Widnieje tu tekst wiadomości, który wstawiliśmy w ustawieniach (można go zmodyfikować) oraz pozycje z bazy spełniające kryteria wyboru (tylko ci klienci, którzy mają wpisany nr telefonu GSM). Domyślnie oznaczone są wszystkie wygenerowane pozycje do wysyłki. Jednak za pomocą opcji odznacz wszystko, zaznacz pozycje, których płatność raty przypada w przeciągu dni można wybrać żądane rekordy do wysyłki SMS. Po kliknięciu na „Wyślij SMS\y wiadomości z podstawionymi danymi są wysyłane do poszczególnych klientów. Program automatycznie znaczy pozycje, do których SMS został wysłany.

„Edycja ubezpieczeń zerwanych”

Służy do utworzenia wykazu odnośnie ubezpieczeń zerwanych w podanym okresie. Raport przedstawia konkretne polisy wraz z przyczyną zerwania umowy:

„Rozliczenie miesięczne – wykazy polis”.

Najważniejsze raporty. Stanowią one gotowe wykazy polis – takie na podstawie jakich agent (Agencja) rozlicza się z daną firmą ubezpieczeniową. Szablony tych wykazów dobrane są zgodnie z obowiązującymi w danej firmie(aktualizowane na bieżąco kryteria przypadku zmian). Jako kryteria podaje się tu firmę, rodzaj ubezpieczenia (nie zawsze – gdzie wykaz ma być na wszystkie rodzaje, wówczas pole to nieaktywne), agenta.

Należy tu zwrócić uwagę na pole „Polisy anulowane na wykaz”. Domyślnie pole to jest odznaczone co powoduje uwzględnianie na wykazach polis anulowanych. W przeciwnym wypadku takie polisy nie znajdą się na wykazie.

Po kliknięciu na przycisk „Generuj zestawienie” pojawia się pytanie:

Wykaz analityczny oznacza, że polisy pojawią się na nim ryzyko po ryzyku (oddzielnie OC, następnie AC, NNW, itp.), natomiast przy wykazach w ujęciu syntetycznym polisa pojawi się w jednej pozycji z sumowanymi wartościami (inkaso ,przypis, itp.).

Oto kilka przykładowych wykazów polis :

„Rozliczenie miesięczne – wykaz rat”

Ponieważ niektóre firmy ubezpieczeniowe wymagają sporządzania osobno wykazów polis oraz wykazów rat, to za pomocą tej opcji można wygenerować wykaz rat pobranych w danym okresie. Dla większości firm raty te są umieszczone na wykazach polis. Oto przykładowy wykaz rat:

„Wykaz ubezpieczeń do wznowienia”

Raport umożliwiający użytkownikowi analizę umów do wznowienia za podany okres (program wybiera pozycje wg daty końca ubezpieczenia). W odróżnieniu od opcji monitorowania, można tutaj utworzyć zestawienie polis do wznowienia w dowolnym okresie (w zależności od podanego zakresu dat).

Jak widać z powyższego zrzutu ekranu możemy tu wygenerować zestawienie lub Powiadomienia do klientów. Formatka ta działa na zasadzie wyżej opisanej Zestawienia polis ratalnych.

1. Zestawienie – bardzo dokładne, pozwala na podstawie niego wypisać nową polisę (kontynuacje). Oprócz podstawowych danych z polisy, widoczne są również takie jak zniżki/zwyżki, dane pojazdu, sumy ubezpieczeń, a nawet ilość szkód do polisy.

2. Powiadomienia klientów – podobnie jak w zestawieniu 2 (Zestaw.polis ratalnych), należy pamiętać o ustawieniach korespondencji seryjnej, gdzie w zależności od wyboru opcji raportów systemowych, bądź na zasadzie korespondencji MS Word, otrzymamy dwa różne sposoby generowania powiadomień:

· Na zasadzie MS Word

Zalecany sposób generowania korespondencji, gdyż w MS WORD można opracować dokument wg życzenia użytkownika (dobór czcionki, wstawić logo, sformatować i zmodyfikować tekst, itp.).

Program zapyta czy powiadomienia dla ubezpieczeń komunikacyjnych (Tak), czy dla pozakomunikacyjnych (Nie).

Następnie program automatycznie otworzy dokument MS Word jako dokument korespondencji, gdzie można wstawić pola:

Podając odpowiednie pola można opracować bardzo ładny dokument.

· Raporty systemowe – generują się powiadomienia z tekstem i polami zapisanymi w kodach źródłowych programu:

Można również korzystać z edytora tekstu atlas.

Zasada generowania korespondencji listownej lub SMS podobna jak przy ratach.

„Zestawienie prowizji”

Raport analizujący prowizję. Pozwala sprawdzić ile pieniędzy z zawartych ubezpieczeń można się spodziewać. Jako kryteria podaje się zakres dat (rozliczeniowych), firmę, rodzaj ubezpieczenia, agenta. Zaletą wygenerowanego zestawienia jest to, iż prowizja podana jest w rozbiciu :

— ile przysługuje z umowy z firmą

— ile dla agenta (podagenta)

— ile pozostaje dla Biura (Agencji)

„Raporty generowane przez użytkownika”

Jest to opcja typowo na „usługi” użytkowników, którzy przy jej pomocy mogą sami tworzyć różnego rodzaju raporty. Użytkownik decyduje tu o zakresie danych, ilości kolumn na raporcie i ich kolejności. Ponadto Historia raportów umożliwia ich odtworzenie w dowolnym momencie. Opcja szczególnie przydatna w przypadku potrzeby wygenerowania różnego rodzaju list, szybkich zestawień, itp. Wywołuje się ją z menu „Zestawienia” lub poprzez ikonę

Po uruchomieniu należy podać zakres danych.

Istnieje również bardziej profesjonalne narzędzie do tworzenia raportów przez użytkownika – „Kreator raportów”, który na podstawie danych programu ATLAS generuje dokładnie takie raporty, z takimi kryteriami wyboru kolumn i danych jakie tylko użytkownik określi. W aplikacji tej można również dane przedstawiać w formie arkusza Excel, programu Word (tabelek lub na zasadzie korespondencji seryjnej). Jest to jednak aplikacja dodatkowa dostarczana na życzenie klienta.

„Historia raportów”

Opcja programu będąca odpowiednikiem „elektronicznego” segregatora oraz archiwum dla utworzonych wcześniej zestawień, wykazów, raportów. Jest to bardzo przydatne ze względu na oszczędność czasu, jaki zostaje zużyty na wygenerowanie wykazów. Mając w pamięci raz wygenerowane zestawienie można je natychmiast odtworzyć z historii raportów.

Wywołuje się ją z menu „Zestawienia” lub poprzez kliknięcie na ikonę na pasku narzędziowym (lub formatce do generowania zestawień).

Uruchomiona opcja przedstawiona jest na poniższym zrzucie ekranu:

W oknie tym w przeglądarce umieszczone są zestawienia, które zostały zapisane do tabeli historii raportów, gdy użytkownik odpowiedział twierdząco na pytanie o zapis w tej historii po wygenerowaniu raportu (patrz: generowanie zestawień). Podana jest nazwa zestawienia, data i czas utworzenia, kryteria raportu(firma, rodzaju bezp., agent), rodzaj raportu, użytkownik). Tabelę przeglądarki można porządkować wg daty i czasu utworzenia raportu, firmy i daty utworzenia orz rodzaju raportu i daty utworzenia.

Przyciski funkcyjne:

§ Podgląd raportu – powoduje wyświetlenie raportu na ekranie monitora

§ Drukuj – wysyła raport do drukarki

§ Znajdź – wyszukuje pozycji w bazie historii raportów wg podanego ciągu znaków(firmy, dat utworzenia, itp.)

§ Export do excel – eksportuje dane z raportu do arkusza kalkulacyjnego Excel

§ Usuń – usuwa pozycje z bazy historii raportów.

„Wykaz UBEZPIECZEŃ rolnych”

Opcja służąca do generowania szczegółowych raportów z ubezpieczeń rolnych obowiązkowych, gdzie widoczne są poszczególne ryzyka wraz z ich dokładnym opisem (budynki, materiały ścian, itp.) oraz dane z polisy. Raporty te można generować wg: wykazu sprzedanych polis lub w systemie polis do wznowień, podając odpowiedni zakres dat. Również można tutaj zawęzić dane do konkretnej miejscowości korzystając z opcji „wybierz miejscowość”.

Po dobraniu kryteriów ukazuje się raport:

„Archiwum zdjęć i polis”

Archiwa służą do przechowywania danych. Program wyposażony jest w 2 rodzaje archiwum:

1. Archiwum zdjęć

2. Archiwum polis

ARCHIWUM ZDJĘĆ

Opcja programu umożliwiająca archiwizowanie oraz przypisanie zdjęć pojazdów wykonanych do polisy (Autocasco). Pozwala na szybkie wyszukiwanie żądanych zdjęć oraz ich identyfikowanie po nr rejestracyjnym, nazwie klienta, nr i serii polisy. Stanowi również przeglądarkę zdjęć – pozwala na ich przeglądanie, drukowanie, wysyłanie automatycznie pocztą email do firmy ubezpieczeniowej, itp. Edytując polisę w opcji Klienci lub Polisy, gdy są do niej przypisane zdjęcia można je od razu obejrzeć.

Archiwum zdjęć wywołuje się z menu Administracja lub poprzez ikonę na pasku narzędziowym i ukazuje się okno:

w którym od razu pojawiają się zdjęcia do podświetlonej pozycji polisy (jeśli są do niej przypisane. Tabela ukazująca dane z bazy archiwum podaje takie informacje jak seria i nr polisy, firma ubezpieczeniowa, nr rejestracyjny pojazdu, itp.

ARCHIWUM POLIS

Zostało stworzone w celu „odciążenia” głównej bazy polis od nadmiernej ilości rekordów (pozycji).
W archiwum tym winny być przechowywane dane o polisach nieaktualnych (umowa ubezpieczenia wygasła).

Archiwum działa w dwie strony, tzn. można dodać stare polisy do niego, ale równocześnie można przywrócić takie pozycje do właściwej bazy polis (o czym mowa niżej).

Opcję wywołuje się z menu „Polisy + klienci” -> „Archiwum polis”, bądź też poprzez ikonę :

pokazuje się formatka z operacjami do wyboru:

Dodanie polis do archiwum – opcja służąca do wywołania okna umożliwiającego przeniesienie polis do archiwum:

Można tego dokonać posługując się datami rozliczenia (księgowania) lub datą końca ubezpieczenia (np. wpisanie daty 01-01-2005 spowoduje, że w archiwum znajdą się polisy z lat ubiegłych – 2004,02003,2002,…). Klikając OK operacja przeniesienia polis zostanie uaktywniona.

Przeglądanie archiwum - opcja służąca do dokonywania operacji na polisach znajdujących się w archiwum. Po jej wywołaniu ukazuje się okno archiwum polis:

Jak widać na powyższym rysunku okno archiwum zawiera przeglądarkę pozycji wraz z ich opisem oraz przyciski funkcyjne, wywołujące operacje na tych pozycjach :

§ Szukaj – uaktywnia okno służące do wyszukiwania polis wg podanego ciągu znaków (seria i nr polisy, nr rejestracyjny, nazwisko klienta, itp.), pozycje w przeglądarce automatycznie są zawężane do wpisanego ciągu znaków.

§ Edytuj – służy do edycji danych z podświetlonej pozycji polisy znajdującej się w archiwum.

§ Przywróć do bazy polis – przycisk uruchamia okna, w którym dokonuje się operacji odwrotnej w stosunku do przeniesienia polis do archiwum – przywrócenia pozycji (wg określonych kryteriów) do właściwej bazy polis.

Dwa pierwsze kryteria są podobne jak podczas przenoszenia polis do archiwum, na uwagę zasługuje natomiast kryterium trzecie – „zaznaczone pozycje”. W przeglądarce polis w archiwum przy każdej pozycji znajduje się okienko umożliwiające jej odznaczenie, a także dwa „checki” (zaznacz wszystko i odznacz wszystko). Jak z tego wynika kryterium to dotyczy pozycji odznaczonych (umożliwia przywrócenie do bazy polis nawet jednej wybranej pozycji).

Po kliknięciu OK. następuje proces przywracania polis, które będzie można później edytować, wyszukiwać, itp. W głównej bazie polis. (patrz: Polisy, Klienci).

§ Usuń polisy – wywołuje formatkę, w której należy podać kryteria usuwanych polis (polisy z archiwum będą już na trwałe usunięte z wszystkich tabel programu).

Kryteria usunięcia to: bieżąca pozycja (podświetlona), wg zakresu dat rozliczenia (księgowania), poniżej daty końca umowy oraz zaznaczone pozycje. Przycisk OK. uruchamia operację usuwania polis.

Dodatkowe dokumenty związane z obsługą ubezpieczeń – opcja wywoływana z paska ikon . Służy do ewidencji dodatkowych dokumentów związanych z zawartymi ubezpieczeniami takimi jak zerwanie umów, itp.

Na podstawie gromadzonych tu danych (większość z nich jest zapisywana automatycznie do tej tabeli podczas dokonywania operacji zerwania umowy) można rozliczać się z poszczególnymi Towarzystwami z zerwanych umów ubezpieczenia. Podczas wprowadzania nowej pozycji w tym oknie można również dokonać zerwania umowy ubezpieczenia.

Edytor Tekstu programu Atlas

Opcja wywoływana z paska ikon lub też za pomocą przycisków na poszczególnych oknach (wyszukiwanie, powiadomienia rat, wznowienia ubezpieczeń, itp.

Po jej wywołaniu pojawia się okno edytora:

Jeżeli nie ma otwartej odpowiednie bazy (jak przy wznowieniach, powiadomieniach rat, wyszukiwaniach) to pasek korespondencji seryjnej jest nieaktywny. Można go uaktywnić (umożliwić pola do wyboru) po wpisaniu w pole „Znajdź klienta lub polisę” odpowiedniej wartości. Gdy program wyszuka takie pozycje to mamy możliwość generować pismo dla nich.

Gdy tabela jest otwarta to uaktywnia się przycisk Otwórz szablon, za pomocą którego możemy wybrać szablon dokumentu:

Jak widać można też wstawiać dane (pola z otwartej tabeli).

Przyciski niebieskie służą do pokazywania wartości danych danych, „Powrót do edycji” przywraca szablon i uaktywnia do pisania dokumentu.

Przykład po podstawieniu wartości danych z tabeli (wciśnięcie przycisku „ABC”)

Przycisk „Zapisz do szablonów” zapisuje aktywny dokument do szablonów.

Przycisk „Scal na drukarkę” umożliwia wydruk korespondencji seryjnej (dokument z podstawionymi już danymi)

Zasada pisania pism jest identyczna jak w każdym edytorze tekstu.

Analiza, statystyka, wykresy

               Moduł służy do analizy zawartych ubezpieczeń w przekrojach dla firm, agentów, rodzajów .ubezpieczenia. Można tu śledzić dynamikę sprzedaży, portfel ubezpieczeń, dla przypisu, przypisu i inkasa, inkasa, ilości sprzedanych polis, a wszystko to w wybranym okresie lub w okresach porównawczych (np.okres z tego roku porównać z analogicznym ubiegłego).

Wykresy wraz z danymi można eksportować do formatu HTML(strony internetowej), Worda, Excel, zapisywać jako pliki graficzne, itp.

Po wywołaniu opcji ukazuje się okno:

Gdzie należy podać kryteria analizy i kliknąć Twórz wykresy:

Program wygeneruje analizę danych za podany okres (okresy). Dane można przeglądać (Pokaż dane z wykresu z tabeli), można również wybrać typ wykresu oraz eksportować analizę wraz z wykresem i danymi.

Np.eksport do MS Excel:

Moduł ewidencji kredytów

Służy do ewidencji zawieranych kredytów.

Kredyty wprowadzamy w oknie klienta poprzez kliknięcie na przycisk Kredyty:

Pokazuje się okno, w którym dopisujemy lub modyfikujemy kredyt:

Za pomocą przycisku Szukaj kredytów zestawienia wywołujemy okno do wyszukiwania kredytów wg wybranego kryterium, drukowania zestawień, eksportu ich do Excel i Word.

· Strona główna

· Cennik i opis wersji